办公自动化与文档一体化

时间：2022-10-05 17:55:00 计算机应用论文我要投稿

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办公自动化与文档一体化

　　办公自动化与文档一体化【1】

　　[关键词]OA：文档：发展与实现

　　信息化社会的形成和微电子技术日新月异的发展，对落后低效的办公手段提出了挑战，如何运用办公自动化的手段来提高文档工作的效率和管理水平。

　　实现文档一体化，以适应现代社会发展的需要。

　　是摆在当前的一项紧迫任务。

　　一、办公自动化的由来

　　90年代，综合业务数字网(ISDN)开始使用，办公自动化采用高频带局部地区网(LAN)得到普及。

　　办公自动化发展涉及两个重要内容：OA所提供的功能(即应用)，以及实现这些功能的手段和环境(即OA使用的工作站)。

　　OA的应用有两大革新。

　　即复合式文档以及计算机支持的群体工作(CSCW)，复合式文档包括编辑、图像、数据库、电子表格、声音以及图像处理等多种功能，复合式文档的管理(存储，检索，控制和分配)又将促进OA的组成工作方式。

　　510个工作站都可接到带有光盘的服务器上，从而促进面向目标数据库和关于数据库管理系统的结合。

　　这些技术把OA从靠纸张传递信息的时代发展到全电子信息传递的时代。

　　二、办公自动化技术在文档中的应用

　　文书处理工作手段的现代化是贯穿于整个办公自动化系统的中心内容。

　　以纸质、手工为主体的传统办公方式，越来越受到以计算机为主体的新技术的冲击，在最低层次的办公系统中，需要具有文件的生成、登录、办理、立卷、归档、存贮、检索等自动化功能。

　　更高层次的办公自动化系统应具有对包括文件在内的办公信息提取、筛选、分析、综合以及传递等自动化功能。

　　这些功能使办公自动化系统具有对整个组织结构、业务活动的。

　　管理控制功能。

　　最高层次的办公自动化系统具有决策支持功能。

　　要实现决策支持功能，就需使具有包括文件在内的所有办公信息的处理能够为决策服务，即具有自动化的决策信息准备、反馈信息的提取、处理、决策方案的提供、优化等功能。

　　办公自动化在文档中的应用，其发展目标是实现具有决策支持功能、管理控制功能和事务处理三项功能齐备的办公自动化系统。

　　三、办公自动化、文档一体化的前景展望

　　根据中国目前办公自动化发展的水平和趋势，办公自动化在文档管理的中应用越来越趋向于：

　　(一)信息的网络化

　　办公自动化讲究“规模效益”。

　　它的“规模效益”主要不在于其设备的规模。

　　而在于信息网络化程度的高低。

　　一般来说，在同等的设备条件下，其网络程度越高效益就越大，办公自动化的网络效益主要体现在：(1)通信效益。

　　计算机联网，为网内通信提供了方便，特别是远程通讯技术的应用，信息的传递，增强了计算机远程信息处理功能。

　　还获得了一地排版，多地印刷的经济效益。

　　f2)综合效益。

　　即网内各工作站构成了众多的信息通道，丰富了信息资源，同时增强了计算机综合处理信息的能力。

　　(3)服务效益。

　　网络范围越大网内的信息传输面就越广，所存贮的信息就能为更多的用户服务，随着远程通讯技术的发展和应用，以最大限度地共享外部设备和信息资源。

　　(二)应用的标准化

　　办公自动化应用的发展。

　　在很大程度上取决于计算机应用软件的标准化。

　　目前人们在着手建立计算机应用系统时。

　　往往注重于对计算机硬件的选择和软件系统的人机界面，容易忽视应用过程中的标准化问题。

　　即使在一个单位内也不注意此系统与彼系统相关信息的连接，文书、业务和档案没有统一规划，各类信息缺乏通用性。

　　给信息资源交换和共享带来一定的困难。

　　同时数据的重复输入，也造成人力、物力的浪费。

　　随着计算机网络的拓展和性能的通用性，将让人们认识到标准化问题的重要。

　　办公自动化在文档工作应用中迫切需要解决标准化问题有：(1)文件格式标准化。

　　包括各类公文的体例标准。

　　特别是文种的语言表述标准，有关词、概念、术语的标准。

　　(2]文档处理的标准化。

　　包括文件的传递、运行、行文规则、文件著录、主题词标引、归档工作制度以及操作标准等。

　　(3)应用软件的标准化。

　　包括软件的编程语言、接口制式、数据库结构、限长、功能设置、输入、输出格式等标准。

　　(三)管理一体化

　　根据文档的形成规律，文书是档案的来源，档案是文书的归宿，文书处理和档案工作是一个紧密联系，相辅相成的统一体。

　　在没有先进技术来保障两者的紧密联系的情况下，实际工作中存在着难以克服的矛盾，文书、业务忙于眼前，工作缺乏条理性，档案对前期心中无数，工作较被动。

　　随着计算机的出现和网络通讯技术的应用。

　　一方面为增强文档工作系统化提供了物质条件，另一方面计算机应用发展本身也有在更大范围内实现资源共享，文书、业务工作中形成的信息可在档案管理中应用，实现了一次输入多次提取的全过程管理和全文管理工作。

　　为实现文档一体化奠定了基础，它将减少重复劳动，大大提高工作效率。

　　因此。文档一体化将成为办公自动化发展的一大趋势。

　　四、文档一体化已发展成办公自动化的一大趋势

　　目前。计算机已从科研院所、大中型企业，走近了平常百姓家，INTERANET遍及世界各地，中国艺术研究院办公自动化工作，早在10前，在院各级领导的支持帮助下。

　　曾先后开发研制了图书、档案、财务等管理软件，用于各项管理工作，受到上级领导的肯定，有两项曾获文化部科技进步奖。

　　目前，在网上能够用计算机进行文字草拟、修改、打印清样。

　　文件登录、检索、跟踪催办、综合统计、远距离传递、分类、编目、数据管理等，用科学的方法将无序的信息，进行加工整理，组成有序的。

　　方便存贮和利用的艺术科研共享信息。

　　办公自动化条件下文档一体化管理【2】

　　摘要：办公自动化的广泛应用，为文档一体化管理提供了契机，本文重点对文档一体化管理的特点、意义以及应遵循的原则和主要内容进行了分析和阐述。

　　关键词：办公自动化;文件档案;一体化管理

　　提高文档工作的效率和管理水平，使档案管理工作逐步实行自动化，以适应科技发展的需要，是文档工作者必须面对和解决的问题。

　　1 文档一体化管理的特点

　　文档一体化管理，就是从公文处理和档案管理的连续性和整体性出发，借助计算机网络和信息处理技术展开工作。

　　文档一体化管理有以下特点：

　　1.1 整体性

　　借助计算机及其网络，把文件处理过程和档案管理作为一个整体，在同一个控制中心的组织指导下，按照档案工作的要求协调文书工作，加强了文书人员与档案人员的配合协作，减少了工作环节，缩短了文件的归档时间，实现了信息共享，使文档的整体优势得到有效发挥。

　　1.2 规范性

　　实行文档一体化管理，从文件的形成开始直到立卷归档，按照统一的标准格式进行文件处理，使文档管理逐步达到科学化、标准化、规范化的要求。

　　1.3 前控性

　　运用计算机对文件、档案进行一体化管理，可以达到对文件处理的超前控制，实现从文件到档案的有效转换，为提高档案质量奠定了基础。

　　1.4 准确性和时效性

　　如果输入的信息准确无误，计算机就能完整地提供所需要的信息;通过计算机网络管理，可依据不同授权实现便捷查寻、分析利用、检索调阅、打印复印等多种功能，用户可根据实际需要对检索信息进行各种排列组合，并输出信息，满足了不同利用者的多层次需求，提高了工作时效。

　　1.5 经济性

　　简化了传统管理方式中的人工整理、分类、制卡等过程，达到了一次输入多次输出，降低了人力、物力、财力成本，节约了存储场地和空间。

　　1.6 创新性

　　档案部门可以利用文书部门归档的机读目录，进行文档统计和编研，提供各种案卷目录、基础数字汇编、专题汇编、文件汇编等。

　　2 实行文档一体化管理的意义

　　2.1 实行文档一体化管理是档案实体数字化的需要

　　随着计算机和网络的广泛应用，纸质文件和电子文件共存的时代已经来临。

　　为了使馆藏档案资源进入网络并实现资源共享，就必须将纸质档案转化成数字形式，即电子档案，以提高档案的使用效率。

　　同时为了保障信息时代所产生大量电子文档的真实性、完整性、有效性，必须对电子文件实行前端控制和全程管理，即采用文档一体化管理模式，使档案更好地服务于机关，服务于公众。

　　2.2 实行文档一体化管理是档案传递网络化的需要

　　网络技术作为信息时代的主要特征，淡化了信息交流和传递之间的距离感，人们可以不受限制的进行随时随地的沟通。

　　其开放性、快捷性特点，使办公效率极大提高。

　　通过网络进行档案信息的收集、鉴定、整理、保管、利用等工作，是信息时代档案管理发展的必然趋势。

　　2.3 实行文档一体化管理是档案资源利用社会化的需要

　　档案信息化的根本目的在于借助网络实现信息资源共享，为用户提供高质量的服务。

　　实行文档一体化管理，将文书和档案管理部门统一起来，彼此间资源共亨，相互协作，共同发展，发挥了文件和档案的整体优势，满足了人们随时随地进行沟通和获取信息的需求，提高了管理效率，促进了文档工作的社会化。

　　3 实行文档一体化管理应遵循的原则

　　3.1 将档案信息化纳入到机关办公自动化之中的原则

　　即在进行办公自动化建设之初，就要把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，统一安排，统筹规划，使二者融为一体，同步进行，协调发展。

　　3.2 纸质文件和电子文件并存保管的原则

　　在目前法律和技术不完善的情况下，为了保障电子文件的安全，国家档案局要求，重要的文件要实行归档“双轨制”，即“纸质”与“电子”两种文件形式同步归档、同时存在。

　　3.3 保证档案信息安全的原则

　　办公自动化系统涉及大量国家秘密和敏感信息，必须与公共信息网实行物理隔离。

　　涉密电子文件和档案要限制在被授权范围内查看，防止信息泄露。

　　档案信息资源开放利用必须经过严格审查。

　　同时要采取技术防范措施，确保办公局域网和档案信息的安全。

　　4 文档一体化管理的主要内容

　　4.1 文档生成一体化

　　是指在文件生成阶段，就要按照文件归档的标准和要求进行系统设计，确保生成的电子文件符合档案管理的功能与需求。

　　由于电子文件的内容易受损失和被修改，为保证电子文件的原始性，档案工作必须向前端延伸，参与到文件工作中去，记录电子文件从“出生”到归档成为电子档案的一切活动过程和处理情况，即实现前端控制。

　　并尽可能多的捕获电子文件的元数据(如文件创建者、收件者、文件主题和格式，创建日期、归档日期、重要程度等)，确保电子公文真实可靠。

　　4.2 文档管理一体化

　　是指对文件和档案的运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理，包括管理体制的统一设计，组织机构的统一设置，管理人员的统一配备，管理制度的统一规范等。

　　电子文件形成后即成为电子档案，应及时进行积累，防止在分散状态下发生信息损失和变动。

　　机关办公活动中形成的公文性电子文件，一经定稿就不得进行任何修改。

　　收集过程中的一切变更都应记录在案，收集的电子文件要进行备份。

　　4.3 文档利用一体化

　　是指对文件和档案的利用进行合理协调，在文件阶段就要树立服务的意识，使文件尽快尽早地发挥作用。

　　用户根据需要，借助办公自动化系统，输入检索命令即可查到所需的全部文档信息，而不用考虑所需信息是文件信息还是档案信息，以满足用户的个性化需求，扩大利用的广度和深度，提高利用效率。

　　4.4 文档规范一体化

　　在管理过程中，要根据《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》，参照公文格式和档案著录的各项标准，针对现行的文件管理过程，制定具体的标准规范和实施要求。

　　总之，办公自动化为实行文档一体化管理奠定了基础，也为档案管理现代化、科学化提供了契机。

　　档案工作者只有转变观念、创新方法，逐步推进文档一体化建设进程，才能充分发挥文书和档案的整体效益，为日常管理、科研生产提供高效的信息服务。

　　参考文献

　　[1]王红珊办公现代化趋势下的文档一体管理分析，办公室业务，2012.10

　　[2]赵彦昌电子时代文档一体管理资新论，科技档案，2008.3

　　[3]李向前浅谈办公自动化环境与文档一体化管理，求实，2006.11

　　办公自动化与电子文档管理【3】

　　[摘　要]当今科学技术的发展日新月异，电子计算机大规模地用在了办公自动化方面，随之而产生的电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为社会改革、发展和增效的宝贵资源。

　　同时，这也给我们提出了一个新问题：应如何做好电子文件归档管理，成为新时期档案工作面临的最大挑战和难题。

　　[关键词]办公自动化;电子文档;管理;问题

　　由于办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件正在大量产生，并将进一步成为新产生文件和档案的主体。

　　做好电子文件归档与管理，已经成为新时期档案工作面临的最大挑战和难题。

　　在日常管理过程中，常常只是强调对于办公自动化的实现，忽略了对电子文档的管理工作，特别是在企事业档案日程管理之中，对于单机及网络产生的电子文档，常常处于一种无序的状态和专人专管的涨停，一旦某位员工离职，他所处理的各种电子文档都将失去管理。

　　因此，我国在努力创建和实现办公自动化的同时，也应该注重电子文档的管理工作，通过对电子文档的统一管理，可以实现充分利用信息资源提高生产率和工作效率。

　　基于此，本文对办公自动化和电子文档的管理谈点浅见。

　　一、电子文档管理与办公自动化

　　(一)电子文档管理取决于办公自动化发展水平

　　所谓电子文档是指在办公自动化、信息化以及电子政务构成之中产生的各种具有参考和利用价值并作为档案保管的电子文件，它是办公自动化的附属产物。

　　目前，从发展趋向来看，办公自动化的基本构成包括计算机信息处理设备和网络通信系统两个主要部分，办公自动化的发展与计算机技术的不断深化息息相关，特别是计算机技术广泛应用，使办公自动化产生质的飞跃，随着相关技术的发展，电子文件存在形态、存储方式等也随之变化。

　　因此，电子文档的管理工作和管理水平也应该与办公自动化水平相适应。

　　(二)办公自动化发展的三个阶段

　　纵观我国办公自动化的发展历程，办公自动化的发展大体上可以分为以下3个阶段。

　　第一个阶段，以个体工作的自动化及电子化为特征。

　　在这个阶段之中，工作人员常常在工作之中，使用个人电脑和办公软件，初步实现了工作过程和工作方式的电子化，使得单位内部的通信载体实现了无纸化和电子化。

　　第二个阶段，以工作流程自动化和网络化为特征。

　　职工在工作之中以网络服务和个人电脑联网为中心，工作之中主要处理的内容是信息(或工作流)，初步实现了部门间、企业间的信息共享。

　　第三个阶段，以知识管理为主要特征。

　　主要工作内容是对信息、数据的管理和知识的处理，基本实现了工作流程和个体工作的智能化。

　　(三)电子文档管理的三个发展阶段

　　电子文档管理与办公自动化发展3个阶段相适应也经历了3个发展阶段。

　　第一阶段，个体管理阶段。

　　这个阶段中，职工对个人电脑中存储的电子文档进行单机化和个体化管理。

　　第二阶段，网络化管理阶段。

　　这个阶段主要侧重于服务器和网络维护管理和信息的维护管理。

　　第三个阶段，无纸化管理阶段。

　　这个阶段以网络管理和信息化只能管理为基础，实现了真正意义的办公自动化和智能化发展。

　　二、我国办公自动化及电子文档管理存在的问题

　　(一)电子文档归档管理工作认识不足

　　电子文档是指通过计算机进行传输、操作、利用和存储的文件，这些文件常常以数据化和电子化的形式存在。

　　目前，虽然我国基本上实现了办公自动化，但是对于电子文档的管理工作常常认识不足。

　　在很多单位，电子文档只是作为纸质文档的过渡性载体，所谓数据和文件的输出，还是以纸质载体作为归档的文件。

　　他们大多利用计算机来起草文件，但是在归档管理时仅仅使用纸质文件，而那些原始性的电子文件常常不重视，基本上靠个人自律，没有进行统一的管理。

　　(二)电子文件信息安全管理措施欠缺

　　电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管、利用等各个环节，都不可避免信息更改、丢失的可能。

　　从电子文件管理实际需要来看，缺乏一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节来阻塞信息失真的隐患，以维护电子文件的原始性、真实性。

　　(三)电子问低昂归档实行“双轨制”造成资源浪费

　　在我国，由于对电子文档的真实性和可信性抱着谨慎观点，因此，大多数单位即使在工作之中发送了一份电子文件之后，还要再发一份内容相同的纸质文档，作为最终的管理依据。

　　大部分单位文件归档管理都是采用纸质的电子并行管理的模式，常常纸质文件归档，电子文档再归档一份。

　　这两种文档常常是并行和并存的状态，这种“双轨制”的管理办法造成了大量的人力、物力、财力浪费。

　　(四)没有实现文档一体化管理

　　我国的电子文档管理工作之中，还存在着档案管理软件与办公自动化使用的软件不匹配和不衔接的问题，存在着两种软件冲突和不匹配的现象，电子归档的难度比较大。

　　(五)不安全因素

　　数字化信息是电子文档的主要形态，电子文档往往在网络之中互相传递，这样非常容易受到网络病毒的感染，常常由于硬件发生问题，使得各种电子文档丢失，这些不安全因素，也客观上制约了电子文档管理的发展。

　　三、提高电子文档管理水平的策略分析

　　(一)加强电子文件的收集与整理，提高电子文件的原始凭证作用

　　加强电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

　　由于电子文件具备易修改性特征，只有对归档电子文件进行全程控制和前端管理，才能保证归档电子文件的凭证作用。

　　(二)制定电子文档管理的相关管理制度

　　当前，电子文档已经成为企业文件管理工作的主要内容，且越来越多的电子文档也迫切需要企业进行统一的管理，它自形成时应有严格的管理制度和技术措施，应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等要求，确保其真实性、完整性、有有效性和安全性。

　　与纸质文件一样，电子文档也同样需要安全、保密、管理、归档、利用。

　　因此，我国企事业单位在日常管理之中，应该加强对于电子文档的管理，且专门为电子文档管理制定相关的规章制度，真正的从思想上和制度上推行企业电子文化的管理工作。

　　一般来说，制定电子文档管理的规章制定可以从以下几个方面入手：首先明确电子文件的地位和作用，为电子文档管理铺设专用的软硬件设施;其次，相关档案管理部门应逐步完善和制定对电子文档的全过程管理制度，在日常电子文档管理时做到有章可循、有法可依，使电子文档的管理达到规范化、标准化、制度化。

　　最后，成立专门的电子文档管理的部门和人员，对于电子文档进行专门的监督和管理

　　(三)建立一个专用的“通道”，解决电子文档与纸质文档并行管理的问题

　　建立一个专用的“通道”，主要是将纸质文件和电子文档以映像方式和文本方式共同存储在一张光盘上，然后利用数据库索引和软件将二者结合，实现电子文档自动管理和检索。

　　对永久保存的文件，应形成一套纸质文件保存。

　　(四)加强办公自动化系统和电子文档的安全防护工作

　　对电子文档信息管理的安全隐患，我国企事业单位应该做好电子文档的安全防护工作。

　　首先，应该提高电子文档载体的保存寿命和使用安全，做好电子文档管理的硬件保障工作。

　　其次，对计算机网络系统和计算机使用的实体安全予以保证，要设置专人进行安全管理，保证计算机和计算机网络的硬件安全。

　　第三，要对计算机网络系统的运行安全予以保证，可设定使用文件属性和文件权限限制和使用限制，这在一定规范内保护服务器数据与文件。

　　第四，应该做好数据库备份工作，使得数据信息安全予以保证。

　　第五，做好预防病毒和病毒防护的工作，使得计算机网络系统免受侵害。

　　要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒。

　　再者不允许随便使用外来磁盘、光盘等，必须在使用的过程之中，应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。

　　另外在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，这种方法行之有效。

　　四、结论

　　本文就电子文件管理进行了研究，提出了个人观点和看法：首先，本文认为电子文档的管理工作受到网络技术和计算机科技制约，电子文档的管理水平与与办公自动化水平相适应。

　　其次，我国办公自动化及电子文档管理存在以下一些问题：对于电子文档归档管理工作认识不足;电子文档与纸质文件存在着并行使用和并行管理的状态;没有实现文档一体化管理，不安全因素。

　　最后认为可以从几个方面入手提高电子文档管理水平：提高电子文档管理的重视程度，制定相关的管理制度;建立一个专用的“通道”，解决电子文档与纸质文档并行管理的问题;加强办公自动化系统和电子文档的安全防护工作。

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