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中文的商业信函格式

时间:2024-09-25 18:49:13 信函 我要投稿
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中文的商业信函格式

  商业信函格式

  同其它信函一样,商业信函也是一种具有习惯格式的文体。商业信函通常由信封、信文及附件3部分构成。前两部分是必不可少的,而后者则需视具体情况而定。

  1)信封

  (1)信封的种类

  信封有横式和竖式两种。用横式信封时,将收信人地址写在信封的上方;用竖式信封时,将收信人地址写在信封的右侧,如果位置颠倒了,就会导致投递错误,发信人寄出的信又会给投递回来。

  (2)信封的内容

  ①收信人地址。用横式信封时,收信人地址居上书写;用竖式信封时居右书写。这部分内容包括:邮政编码,省、市(县)、城区、街道、门牌号码,以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址,也不要简化单位名称,以免误投。

  ②收信人姓名。一般写在中间位置,字稍大。姓名后接写称呼等,如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时,如不知对方姓名,或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理,也可把具体业务部门作为收信人,如某厂“销售科收”等。

  ③寄信人地址及姓名。用横式信封时居下书写;用竖式信封时居左书写。

  根据邮政部门的规定,邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的左上角。

  (3)国外信封书写格式。为了便于投递,对国外商业业务信函,应按国外的习惯格式书写,国外信封的书写格式与国内不同,而寄往使用英语的国家和地区的商业信函,其信封书写格式又分美式和英式两种:

  ①美式信封书写格式,一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址,姓名在上,地址在下;收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置,包括:收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。

  邮票一般贴在信封右上角,航空标志或贴或写在邮票下方。

  ②英式信封书写格式,一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角,航空标志或贴或印在信封的左上角;收信人的姓名与地址写在信封的居中位置,邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时,美国习惯一般都采用齐头式,就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式,即每行逐次向右缩进。

  ③为投递方便,信封上(可在信封左上角或右下角)还标注有关投递事项,常见的有:

  1)航空(By Air-Mail);

  2)挂号(Registered,或Reg;Regd.);

  3)快递邮件(Express);

  4)包裹邮件(Parcel Post);

  5)印刷品(Printed Matter);

  6)样品(Sample);

  7)商业文件(Commercial Papers);

  8)密函(Confidentia1);

  9)亲启,私人信(Private);

  10)赠品(With Compliments);

  11)如无法投递,请退某处(1fimdelivered,please re-turn to......);

  12)保护退还邮费(Return Postage(Guaranteed);

  13)留存邮局(Post Restitute/Care Postmaster);

  14)无商品价值样品(Sample(s) of no commercial Value)。

  2)信文

  信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜,是商业信函的核心部分。信文内容多种多样,其表达既灵活,又有一定的格式。一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。

  3)附件

  商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等,用以证实信文所写的各种论点,或作为商业业务往来的确认手续。

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